Email perusahaan yang Anda kelola sendiri

01Mulai cepat

Setelah domain Anda didaftarkan, Trivapost mengirim ringkasan onboarding berisi: nama pengguna domain admin, kata sandi awal (hanya dikirim sekali), paket (jumlah kotak surat, kuota, batas kirim), dan daftar record DNS.

1. Masuk ke panel domain. Buka mx1.trivapost.com/domainadmin/, lalu masuk dengan nama pengguna tp-… dan kata sandi awal.
2. Ganti kata sandi. Di halaman utama panel, buka bagian Change password. Pakai minimal 14 karakter dan simpan di pengelola kata sandi perusahaan.
3. Aktifkan verifikasi dua langkah (2FA). Di halaman yang sama, pilih Two-factor authentication›Time-based OTP, pindai kode QR dengan Google Authenticator, Authy, atau 1Password, lalu masukkan kode 6 digit.
4. Pasang record DNS di penyedia DNS domain Anda (lihat bagian 2).
5. Buat kotak surat untuk karyawan dan satu alamat no-reply@ untuk OTP (lihat bagian 3).
6. Pindahkan email lama bila ada, lalu arahkan MX ke Trivapost (lihat bagian 4).

Tiga alamat yang perlu diingat

Apa yang bisa dan tidak bisa diubah dari panel

02Hubungkan domain (DNS)

Tambahkan record di bawah pada penyedia DNS domain Anda (Cloudflare, registrar, atau server DNS internal). Nilai DKIM unik untuk domain Anda — salin persis dari ringkasan onboarding atau dari panel: E-Mail›Configuration›Domains›DNS.

Memeriksa record

Cara termudah: di panel buka E-Mail›Configuration›Domains, klik tombol DNS pada domain Anda. Record yang sudah benar ditandai hijau. Perubahan DNS biasanya terlihat dalam 5–60 menit.

Dari terminal:

dig +short MX perusahaan.co.id
dig +short TXT perusahaan.co.id
dig +short TXT dkim._domainkey.perusahaan.co.id
dig +short TXT _dmarc.perusahaan.co.id

nslookup -type=mx perusahaan.co.id 1.1.1.1
nslookup -type=txt dkim._domainkey.perusahaan.co.id 1.1.1.1

Menaikkan DMARC bertahap

1. Minggu 1–4: p=none — hanya memantau. Laporan dikirim ke alamat rua; buat kotak surat atau alias postmaster@ agar laporan tidak ditolak.
2. Setelah semua pengirim sah lolos SPF/DKIM: p=quarantine — email palsu masuk folder spam penerima.
3. Tahap akhir: p=reject — email palsu atas nama domain Anda ditolak. Ini penting untuk mencegah phishing yang meniru perusahaan pembayaran.

03Kotak surat & alias

Membuat kotak surat

1. Buka E-Mail›Configuration›Mailboxes, klik Add mailbox.
2. Isi Username (bagian sebelum @, misalnya budi), pilih domain, isi Full name.
3. Atur Quota (maksimal sesuai paket, misalnya 10240 MiB = 10 GB).
4. Buat kata sandi kuat, atau klik ikon pembuat kata sandi. Berikan ke karyawan lewat saluran aman, bukan lewat email yang sama.
5. Klik Add. Kotak surat langsung aktif untuk webmail dan aplikasi email.

Jika jumlah kotak surat sudah mencapai batas paket, panel menolak penambahan. Hapus kotak surat yang tidak dipakai atau hubungi kami untuk menambah paket.

Tugas sehari-hari

04Pindah dari server lama

Contoh ini untuk server email lama berbasis CyberPanel, cPanel, Plesk, atau server IMAP lain. Email lama disalin dengan sync job tanpa menghapus apa pun di server lama.

1. H-1: turunkan TTL. Ubah TTL record MX domain di DNS menjadi 300 detik (5 menit), agar perpindahan nanti cepat berlaku.
2. Buat kotak surat di Trivapost dengan alamat yang sama persis seperti di server lama.
3. Pasang SPF sementara yang mengizinkan kedua server selama transisi:
   TXT @ (sementara)Salin

   v=spf1 include:_spf.trivapost.com ip4:IP_SERVER_LAMA ~all

   Tambahkan juga DKIM (dkim._domainkey), autodiscover, dan autoconfig. Selector DKIM Trivapost adalah dkim, jadi tidak bentrok dengan DKIM server lama (biasanya default).
4. Buat sync job untuk tiap kotak surat: E-Mail›Configuration›Sync jobs›Add sync job.

   Kolom	Isi
   Username	Kotak surat tujuan di Trivapost
   Host	Nama server lama, misalnya mail.perusahaan.co.id atau IP-nya
   Port / Encryption	993 / SSL
   Username & password (sumber)	Alamat email lengkap dan kata sandi di server lama
   Interval	20 menit selama transisi
   Delete from source when completed	Jangan dicentang
   Exclude objects	Biarkan bawaan (folder spam/junk tidak ikut)

   Sinkronisasi pertama bisa memakan waktu beberapa jam untuk kotak surat besar. Periksa kemajuan lewat tombol Logs pada sync job.
5. Hari H: ganti MX ke mx1.trivapost.com (prioritas 10) dan hapus MX lama. Email yang sempat masuk ke server lama tetap tersalin oleh sync job.
6. Pasang email di perangkat karyawan dengan pengaturan baru (lihat bagian 5).
7. H+3 sampai H+7: selesaikan. Pastikan email baru masuk ke Trivapost, matikan sync job, ubah SPF ke versi final v=spf1 include:_spf.trivapost.com -all, lalu nonaktifkan layanan email di server lama.

05Pasang di aplikasi email

Outlook dan Thunderbird biasanya menemukan pengaturan otomatis cukup dengan alamat email dan kata sandi (jika record autodiscover/autoconfig sudah terpasang). Untuk pengaturan manual:

Nama pengguna selalu alamat email lengkap (budi@perusahaan.co.id). Autentikasi: kata sandi biasa (normal password). SMTP wajib login.

06Kirim OTP dari aplikasi

Untuk email otomatis (kode OTP login, ganti kata sandi, ganti PIN), gunakan satu kotak surat khusus, misalnya no-reply@perusahaan.co.id. Jangan memakai kotak surat karyawan.

Persiapan

1. Buat kotak surat no-reply@ (bagian 3).
2. Masuk ke mx1.trivapost.com sebagai no-reply@, buka App passwords›Create app password. Beri nama sesuai aplikasi (misalnya api-production) dan centang hanya SMTP.
3. Simpan kata sandi aplikasi di secret manager atau variabel lingkungan server — jangan di repositori kode.
4. Buat kata sandi aplikasi terpisah untuk staging dan production, supaya salah satu bisa dicabut tanpa mengganggu yang lain.

Contoh kode

MAIL_MAILER=smtp
MAIL_HOST=mx1.trivapost.com
MAIL_PORT=465
MAIL_SCHEME=smtps          # Laravel 10 ke bawah: MAIL_ENCRYPTION=ssl
MAIL_USERNAME=no-reply@perusahaan.co.id
MAIL_PASSWORD=kata-sandi-aplikasi
MAIL_FROM_ADDRESS=no-reply@perusahaan.co.id
MAIL_FROM_NAME="Perusahaan"

use PHPMailer\PHPMailer\PHPMailer;

$mail = new PHPMailer(true);
$mail->isSMTP();
$mail->Host       = 'mx1.trivapost.com';
$mail->Port       = 465;
$mail->SMTPSecure = PHPMailer::ENCRYPTION_SMTPS;
$mail->SMTPAuth   = true;
$mail->Username   = 'no-reply@perusahaan.co.id';
$mail->Password   = getenv('MAIL_PASSWORD');
$mail->CharSet    = 'UTF-8';
$mail->Timeout    = 20;

$mail->setFrom('no-reply@perusahaan.co.id', 'Perusahaan');
$mail->addReplyTo('support@perusahaan.co.id');
$mail->addAddress($emailPengguna);
$mail->Subject = 'Kode verifikasi Anda';
$mail->isHTML(true);
$mail->Body    = "<p>Kode verifikasi: <b>{$kode}</b></p><p>Berlaku 5 menit. Jangan berikan kode ini kepada siapa pun.</p>";
$mail->AltBody = "Kode verifikasi: {$kode}\nBerlaku 5 menit. Jangan berikan kode ini kepada siapa pun.";
$mail->send();

const nodemailer = require('nodemailer');

// Buat sekali saat aplikasi mulai, pakai ulang untuk setiap email
const transporter = nodemailer.createTransport({
  host: 'mx1.trivapost.com',
  port: 465,
  secure: true,
  pool: true,
  maxConnections: 3,
  auth: { user: 'no-reply@perusahaan.co.id', pass: process.env.MAIL_PASSWORD },
});

await transporter.sendMail({
  from: '"Perusahaan" <no-reply@perusahaan.co.id>',
  replyTo: 'support@perusahaan.co.id',
  to: emailPengguna,
  subject: 'Kode verifikasi Anda',
  text: `Kode verifikasi: ${kode}\nBerlaku 5 menit. Jangan berikan kode ini kepada siapa pun.`,
  html: `<p>Kode verifikasi: <b>${kode}</b></p><p>Berlaku 5 menit.</p>`,
});

import os, ssl, smtplib
from email.message import EmailMessage

msg = EmailMessage()
msg["From"] = "Perusahaan <no-reply@perusahaan.co.id>"
msg["To"] = email_pengguna
msg["Reply-To"] = "support@perusahaan.co.id"
msg["Subject"] = "Kode verifikasi Anda"
msg.set_content(f"Kode verifikasi: {kode}\nBerlaku 5 menit. Jangan berikan kode ini kepada siapa pun.")
msg.add_alternative(f"<p>Kode verifikasi: <b>{kode}</b></p><p>Berlaku 5 menit.</p>", subtype="html")

with smtplib.SMTP_SSL("mx1.trivapost.com", 465, context=ssl.create_default_context(), timeout=20) as s:
    s.login("no-reply@perusahaan.co.id", os.environ["MAIL_PASSWORD"])
    s.send_message(msg)

package mail

import (
	"crypto/tls"
	"fmt"
	"net/smtp"
	"os"
	"time"
)

func KirimOTP(to, kode string) error {
	const host, from = "mx1.trivapost.com", "no-reply@perusahaan.co.id"
	conn, err := tls.Dial("tcp", host+":465", &tls.Config{ServerName: host})
	if err != nil {
		return err
	}
	c, err := smtp.NewClient(conn, host)
	if err != nil {
		return err
	}
	defer c.Close()
	if err = c.Auth(smtp.PlainAuth("", from, os.Getenv("MAIL_PASSWORD"), host)); err != nil {
		return err
	}
	if err = c.Mail(from); err != nil {
		return err
	}
	if err = c.Rcpt(to); err != nil {
		return err
	}
	w, err := c.Data()
	if err != nil {
		return err
	}
	fmt.Fprintf(w, "From: Perusahaan <%s>\r\nTo: %s\r\nSubject: Kode verifikasi Anda\r\nDate: %s\r\n"+
		"MIME-Version: 1.0\r\nContent-Type: text/plain; charset=UTF-8\r\n\r\nKode verifikasi: %s\r\nBerlaku 5 menit.\r\n",
		from, to, time.Now().Format(time.RFC1123Z), kode)
	if err = w.Close(); err != nil {
		return err
	}
	return c.Quit()
}

Uji koneksi dari server aplikasi

# 1. Port terbuka? (harus "succeeded" / "open")
nc -vz mx1.trivapost.com 465

# 2. Kirim email uji (paket swaks: apt install swaks)
swaks --server mx1.trivapost.com:465 --tls-on-connect \
  --auth LOGIN --auth-user no-reply@perusahaan.co.id --auth-password 'kata-sandi-aplikasi' \
  --from no-reply@perusahaan.co.id --to alamat-anda@gmail.com \
  --header "Subject: Uji Trivapost"

Praktik terbaik agar OTP masuk inbox

• Isi singkat dan konsisten. Subjek sama setiap kali (Kode verifikasi Anda), kode di isi email. Tidak perlu gambar besar atau banyak tautan.
• Kirim versi teks dan HTML sekaligus (seperti contoh di atas).
• Jangan pakai pemendek tautan (bit.ly dan sejenisnya) — sangat sering dianggap phishing.
• Batasi permintaan ulang di aplikasi, misalnya maksimal 1 kode per 60 detik dan 5 kode per jam per pengguna. Ini mencegah penyalahgunaan yang menghabiskan batas kirim.
• Kirim lewat antrean (queue), bukan langsung di dalam request pengguna. Jika server menjawab kode 4xx, coba lagi 1, 5, lalu 15 menit kemudian. Jawaban 5xx berarti gagal permanen — jangan diulang.
• Pakai ulang koneksi (pool) jika mengirim banyak email berurutan.
• Periksa kotak no-reply@ seminggu sekali lewat webmail: alamat pengguna yang salah akan memantul (bounce) ke sini. Tandai alamat tersebut di aplikasi agar tidak dikirimi lagi.
• Hanya email transaksional. Promo, newsletter, atau pengumuman massal tidak diizinkan dari Trivapost (lihat bagian 8).

07Keamanan

• 2FA wajib untuk akun domain admin. Simpan kode cadangan di tempat aman; jika perangkat hilang, hubungi bantuan dari alamat PIC yang terdaftar.
• Satu kata sandi aplikasi untuk satu perangkat atau aplikasi. Jika laptop hilang atau server bocor, cabut kata sandi aplikasi itu saja.
• Batasi protokol yang tidak dipakai per kotak surat (Mailboxes›Edit›Allowed protocols). Contoh: matikan POP3 untuk semua akun jika tidak digunakan.
• Waspadai email yang meminta login. Trivapost tidak pernah meminta kata sandi lewat email. Halaman login resmi hanya di mx1.trivapost.com dan webmail.trivapost.com.
• Terapkan DMARC p=reject setelah masa pemantauan (bagian 2), agar domain Anda tidak bisa dipalsukan untuk menipu pelanggan.
• Karantina: email yang dicurigai berbahaya ditahan. Lepaskan hanya jika Anda yakin pengirimnya sah.
• Semua koneksi ke server (web, IMAP, SMTP) terenkripsi TLS. Kotak surat tersimpan di server Trivapost dan dicadangkan secara rutin dalam bentuk terenkripsi di lokasi terpisah.

08Batas & kebijakan

Penggunaan yang diizinkan

• Diizinkan: email kerja karyawan, email transaksional (OTP, reset kata sandi, notifikasi transaksi, tagihan).
• Tidak diizinkan: email pemasaran massal, newsletter ke daftar besar, daftar alamat yang dibeli, spam, phishing, atau konten penipuan.
• Pelanggaran atau lonjakan pengiriman yang tidak wajar dapat membuat pengiriman dibatasi sementara untuk melindungi reputasi server bagi semua pelanggan. Kami akan menghubungi PIC terdaftar.

Butuh batas kirim lebih tinggi, kotak surat tambahan, atau kuota lebih besar? Hubungi support@trivacloud.com.

09Mengatasi masalah

10Bantuan

Kirim email ke support@trivacloud.com dari alamat PIC yang terdaftar. Agar cepat ditangani, sertakan:

• Domain dan alamat email yang bermasalah
• Waktu kejadian beserta zona waktu (misalnya 14:05 WIB)
• Pesan kesalahan lengkap (salin teks, bukan hanya tangkapan layar)
• Untuk masalah spam atau pengiriman: header lengkap email (Show original di Gmail)

Kami tidak akan pernah meminta kata sandi Anda. Jangan kirimkan kata sandi atau kode 2FA ke siapa pun.